Рубрика: Складской учёт

Перед тем как товары появятся в документах и на складах, они вносятся в соответствующий справочник.
В данном посте я хочу обсудить базовые правила построения данных справочников и рассказать о заполнение товарных карт.
Если Вы не знакомы с ними, то их использование сэкономит нам

Заполнение справочника «Товары и услуги»
Вариант 1.
Можно вести справочник добавляя новые товары, категории и подкатегории бессистемно или просто по порядку, по мере заполнения.
Пример:
Поступил товар — присваиваем ему код 0000001, следующему — 0000002, следующему — 0000003 и т.д. по аналогии.
В итоге количество товаров будет бесконечно большим, начнётся путаница, Вы будите пользоваться поиском значительно чаще, чем Вам хотелось бы.
Что бы избежать этого нужно заранее:
— продумать структуру: возможные каталоги подкаталоги
— прикрепить к ним соответствующую расширенную систему кодов (используя поле «код» в свойства папок и товарных картах)

Соблюдая эти два правила произойдёт эволюция к Варианту 2.
Пример:
Вы планируете продавать расходку для принтеров:
— тонеры
— фотовалы
— магнитные малы
— тормозные площадки
— ролики захвата

можно оформить справочник так:
— тонеры (коды 0-100)
— фотовалы (100-200)
— магнитные валы (200-300)
— тормозные площадки (350-400)
— ролики захвата (400-450)

а можно и это так:
— (00000) тонеры (коды 00000-02000)
— (00000) Brother (коды 00000-00250)
— (00250) HP (коды 00250-00500)
— (00500) OKI (коды 00500-00750)
— (00750) Samsung/Xerox (коды 00750-01000)
— (01000) фотовалы (01000-02000)
— (01000) По аналогии (…)
— (02000) магнитные валы (02000-3000)
— (03000) тормозные площадки (03500-04000)
— (04000) ролики захвата (04000-04500)

Вис справочника в «БазеКвитанций»

Небольшое пояснение:
В скобочках перед папкой указан код. Сделано это, что бы сортировка выполнялась в интересующем нас порядке.
Расширено поле кодов для каждой из категорий и подкатегорий. Пускай папки останутся заполненными частично, чем кончатся коды и придется выдумывать дополнительные конструкции типа 00259_001.
Расширение кодов для категорий и подкатегорий указывайте в свойствах в поле «Описание»

Расшифруем товарную карту

Название — название
Код — характерный номер товара\услуги в текущем справочнике
Артикул — номер товара\услуги у поставщика
Единица измерения — обычно в штуках (шт.), но может быть и в метрах, и в килограммах, и в попугаях 🙂
Страна — производитель указанный на товаре
Вес — требуется для расчета стоимости доставки, и информирования покупателей
Объём — так же для расчёта доставки
Цена закупки — нужна для правильного расчета прибыльности
Минимальная цена — обязательна для «Интернет-магазина»
Цена продажи — стандартная цена
Остаток — отображает остаток на складе, не редактируется
Описание — если Вы собираетесь размещать товар в Интернете, то обязательно напишите небольшой текст, где укажите основные свойства товара и опишите его состояние. Это простое правило улучшает индексацию поисковиками и отвечает на возможные вопросы покупателей, развеивая их сомнения (при наличии, разумеется).

Вот вроде бы и всё. Задавайте вопросы в комментах!

В первой части поста о «Ведении складского учёта» я рассказал перечислил типы используемых на складе документов и коротко описал их назначение. Сейчас сделаю это подробнее.

Для всех нижеупомянутых документов должны быть предусмотрены и заполнены следующие поля:
Название документа
— Дата создания\заполнения документа
— Номер документа (уникальный, что бы не путать документы поступившие в течение дня)
— Целевой склад или склад назначения (т.е. куда пришли материалы или откуда их нужно «списать»)
— Контрагент (физическое или юридическое лицо, поставившие Вам материалы или же получившие их от Вас)
— Таблица с перечнем поставляемых товаров, их свойствами и доп. полями
(Название товарный позиции, код, артикул, количество, цена, стоимость, «Итого» и некоторые другие, характерные для определенных типов товаров и бизнеса)

Кроме этого, «официальные» бланки имеют заполненную шапку с указанием реквизитов юр.лица или ИП, а так же реквизитов контрагентов, а так де места для подписей и печатей. Но! в отличие от бухгалтерского учёта, складской нигде не регламентирован и каждый волен вести по своему. Поэтому слово «официальный», применительно к чисто складским документам, я заключил в кавычки.*
«Оприходование»
Все действия стандартны, заполняем поля и документ готов. Даже цены входящие можно не указывать и контрагента.
«Приёмка»
Может быть создана на основании счета-фактуры от поставщика (некоторые так и делают, или же используют саму счет-фактуру) или же его складской\расходной накладной. Характерно наличие «входящей(закупочной) цены». (отраслевавя форма «М-4»)
«Возврат покупателя»
Похож на «Приёмку»; основан на выданных Вами же расходных документах («Отгрузка», «Счет» или других, выданных Вами при отгрузке товара).
«Списание»
Заполняем стандартные поля и документ готов. Дополнительно указывают причину или основание для списания (либо один из возможных «Актов», либо просто комментарий). Исходящую цену и контрагента можно не указывать.
«Отгрузка»
Как правило создаётся на основании «Счета», выставленного покупателю, но вполне может обходится и без него. Документ характерен наличием отпускной цены и контрагента. Содержит все необходимые данные для печати «Товарно-транспортной накладной», «Расходной накладной», «Акта выполненных работ» (если имеем дело с улугами), «ТОРГ-12» и «Универсального передаточного документа». Вообщем, очень важный документ 🙂
«Возврат поставщику»
Создаётся на основании соответсвующей «Приёмки», цены берутся из неё же. Содержит необходимые данные для печати «ТОРГ-12».

«Перемещение»
Принципиальное отличие данного документа от всех остальных, наличие сразу целевого склада и склада назначения. Остальные поля, как у других. (отраслевавя форма «М-11»)

Заключение.
Собственно, весь складской учет без привязки к бухгалтерскому объясняется за 30 минут. Ничего сложного. Вручную, его следует вести периодически проводя инвентаризации и сравнивая остатки на складах, дабы по новой не перекапывать весь массив документов.

* Министерством финансов РФ регламентирован бухгалтерский учет материально-производственных запасов. Если ваш налоговый учёт не подразумевает учёт складских остатков, то особо не заморачивайтесь.

Расскажу немного об учёте на складах. Как это делается и зачем.
Если вы думаете что вести «правильный» учёт сложно и долго, то Вы правы и ошибаетесь 🙂
Без необходимых знаний любая работа становится непосильной, т.к. постоянно появляются ошибки и приходится что-то переделывать, доделывать и додумывать. А это отнимает значительно больше времени, чем изначально «правильное» ведение дела. И так, если нет знаний, то учёт любого масштаба со временем становится непосильной задачей. Если знания есть, то:

• Сложно и долго — вручную вести учёт на большом складе.
• Просто — вручную на маленьком складе.
• Очень просто — автоматизируя всевозможные процессы на складе любого размера.

Принципы ведения учёта одинаковы для организаций и складов любых масштабов. Это:

• Оформление поступления товаров и оборудования
• Оформление их расхода

Как это делается:
Для оформления поступления товаров и оборудования существуют следующие типы документов:

• «Оприходование» (поступление без указания поставщика и закупочной цены, т.е. те поступления, за которые вы не платите деньгами)
• «Приёмка» (поступление товара, от конкретного поставщика и по конкретной цене, с оформлением бухгалтерских и кассовых документов, типа «Расходного кассового ордера»(РКО) или «Исходящего платежа» с расчетного счета)

Это основные первичные документы.
Кроме них, может быть «Возврат покупателя» (вторичный документ, ему соответствует наличие «РКО»)

Для оформления расхода используются следующие документы:

• «Списание» (расход вследствие порчи или наличия неустранимых неисправностей, без создания кассовых и бухгалтерских документов)
• «Отгрузка» (расход вследствие продажи с офиса или интернет-магазина с созданием кассовых документов типа “Приходный Кассовый Ордер” (ПКО) или “Входящий платеж”)
• «Возврат поставщику» (отмена поставки с созданием ПКО или “Входящий платеж”)

Кроме того, существует документ который используется сразу для описания расхода и поступления — это «Перемещение». Данный документ подразумевает перемещение товара между складами фирмы, т.е. “расходуем” для одного склада и тут же оформляем поступление на другой.
Пример использования: вы купили оборудование, но часть его Вы используете у себя в сервисе. Во избежание путаницы, где можно продавать, а что нельзя, придумывается виртуальный склад «Офисное оборудование» и оформляется перемещение с основного склада на этот.
Подробное оформление каждой бумаги я опишу в следующем посте.
Ваши вопросы задавайте в комментариях 🙂

Самый простой учет оборудования можно вести в табличных процессорах типа MS Excel или OpenOffice Calc.
В начале, расскажу как это делалось у меня в течение 3-ех лет.
Был один файл с кучей вкладок и учетом сразу всего, в дальнейшем файлик разделился на два.
Файл 1 «Склад 2009», где 2009 — это год.
Файл 2 «Заказы 2009»
Каждый год заводились новые файлы, куда переносилась актуальная информация с прошлого периода.

Немного подробнее о содержимом файлов.
Файл «Склад» содержал следующие вкладки:
— Склад (остаток актуального железа)
— Мелочи (не профильные комплектующие)
— Сотовые (комплектующие и запчасти для сотовых телефонов)
— На замену (оборудование, ожидающее замены у поставщиков)
— Не рабочее (неисправное оборудование)
— Закупка (товар, поступивший на склад)
— Ожидается (заказ, сделанный у поставщика)
— Продажи (проданное железо)
— Услуги (продажа услуг по ремонту и настройке)
— Офис (оборудование, используемое в офисе)
— Гарантия (чистый бланк, куда нужно добавить дату оформления, железки и сроки гарантии)

Работало это следующим образом:
1. Товар попадал в «Закупку» (главные поля: код, наименование, s/n, цена закупки), где ему присваивался «код» — порядковый номер детали, получаемый при поступлении на склад, при необходимости серийный номер. Дополнительно, для каждого поступления фиксировалась дата приёма и поставщик, что бы знать актуальный срок гарантии)
2. Далее заносился на основной «Склад» или дополнительные «Мелочи», «Сотовые»(для складов характерны дополнительно добавились поля «Цена продажи» и «Тип оборудования»)
На складе товар сортировался по категориям, на основании параметра «Тип оборудования» (процессор, мат.плата, кулер, матрица, БП и пр.)
3. Продажа товара (дополнительные поля «Дата продажи», «Клиент»)
сюда попадал товар или группа товаров, устанавливаемых клиентам, фиксировались, по возможности контактные данные покупателя и «дата продажи» для контроля срока действия гарантии и создания клиентской базы.

Содержание остальных вкладок безусловно очевидное, но отмечу некоторые моменты.
«Ожидается» — сюда попадают заказы сделанные у поставщиков.
Основная причина появления этой следующая:
Если сотрудников больше чем 1, то нет нужды лишний раз объяснять что и где заказано и когда придет, т.к. это отображено здесь, кроме того, для приёма товара, достаточно скопировать заказ сразу в «Закупку»
«Нерабочее» — Поля аналогичны «Складу», но «Цена продажи» менялась на «Дефект» и добавлялось поле «Кто чинит»
«На замену» — доп. поле «Дата передачи поставщику», что бы процесс обмена не затягивался
«Офис» — доп. поле «Где и кем используется»

Файл «Заказы» содержал 2 вкладки:
«В работе» — для техники которая находится в СЦ
«Выдано» — для техники которую забрали клиенты
Данный документ хранил в себе следующую информацию, совпадающую с названиями столбцов.
1. Номер квитанции (совпадает с порядковым на расписке выдаваемой клиенту)
2. Техника (что нам собственно принесли)
3. Проблема (с данным видом оборудования)
4. Результат диагностики
5. Состояние (статус заявки в СЦ: «Не в работе», «Готово», «Выдано», «Ожидает зап.часть»)
6. Исполнитель (мастер, ответственный за ремонт)
7. Стоимость
8. Цена (стоимость услуг + стоимость зап.частей)
9. Дата поступления
10. Дата выдачи
11. Заказчик
12. Телефон заказчика

Техника на листе сортировалась по типу, заявки со статусом «Выдано», т.е. те, что клиенты забрали, попадали во вкладку «Сделано».
Оплата квитанций отмечалась в файле «Склад» во вкладке услуги.

Вот так осуществлялся учет в нашем СЦ первые 3 года, всё было просто, работало быстро и всех устраивало до определенной поры.

Примеры документов в ГуглДок:
Офис 2009
Заявки 2009
Гарантийный талон и счет

Плюсы подобного учета следующие:
1. Всё работает на максимальной скорости
2. Весь учет можно взять и унести с собой
3. Всё работает на максимальной скорости
4. Множество вариантов автоматизации, при условии знания MS Excel
Минусов на много больше:
1. Легко перепутать версии файла
2. Невозможно работать и корректно обрабатывать большой объем заявок и комплектующих
3. В определенный момент доступ к файлу имеет только один человек
4. Многие операции выполняются в ручную, из-за чего возможны ошибки

Нынешние сервисы хранения файлов типа Яндекс.Диска, СкайДрайва, ГуглДиска, ДропБокса, ГуглДокументов решают пару вышеуказанных проблем и делают данный способ учета жизнеспособным и применимы для Сервисных Центров с одним офисом и оборотом до 5-7 заявок в день.

Другие проблемы подобного учета:
— отсутствие актуальных версий бланков для бух.учета и для клиентов
(нужно уделять приличное количество времени для ввода всевозможных ПКО, РКО, Кассовой книги, Книги доходов и расходов и множества прочих документов)
— обязательное знание VisualBasic для настройки практически любой автоматизации или наличие в штате постоянного программиста (чего небольшая фирма позволить себе просто не может)

Многие малые сервисные центы и частные мастера не ведут учёт имеющегося у них оборудования и материалов, полагаясь на свою память.  Но своя голова — хорошо, а список или таблица — ещё лучше. Записанные данные нельзя забыть и в любой момент можно точно сказать, что лежит у Вас на дальней полке 🙂
Кроме того, данный список можно разместить на своём сайте или любой доске объявлений. Наверняка найдутся желающие приобрести что-нибудь из этого.
Кроме оборудования, учитывать нужно и продажи, т.к. это позволяет понять, сколько мы зарабатываем за определенный период времени, выявить сезонные всплески активности клиентов, а так же вносить изменения в рекламные компании (если они проводятся).
Не забываем про затраты на содержание офиса, рекламу и продвижение, интернет и сотовую связь.

Т.е. СЦ должен считать:
1. Оборудование и материалы
2. Продажи оборудования и услуг
3. Расходы на содержание офиса
4. Расходы на заработную плату

Знание того, сколько Вы в итоге зарабатываете и от чего получаете наибольшую прибыль поможет выбрать правильный вектор развития.