В первой части поста о «Ведении складского учёта» я рассказал перечислил типы используемых на складе документов и коротко описал их назначение. Сейчас сделаю это подробнее.
Для всех нижеупомянутых документов должны быть предусмотрены и заполнены следующие поля:
Название документа
— Дата создания\заполнения документа
— Номер документа (уникальный, что бы не путать документы поступившие в течение дня)
— Целевой склад или склад назначения (т.е. куда пришли материалы или откуда их нужно «списать»)
— Контрагент (физическое или юридическое лицо, поставившие Вам материалы или же получившие их от Вас)
— Таблица с перечнем поставляемых товаров, их свойствами и доп. полями
(Название товарный позиции, код, артикул, количество, цена, стоимость, «Итого» и некоторые другие, характерные для определенных типов товаров и бизнеса)
Кроме этого, «официальные» бланки имеют заполненную шапку с указанием реквизитов юр.лица или ИП, а так же реквизитов контрагентов, а так де места для подписей и печатей. Но! в отличие от бухгалтерского учёта, складской нигде не регламентирован и каждый волен вести по своему. Поэтому слово «официальный», применительно к чисто складским документам, я заключил в кавычки.*
«Оприходование»
Все действия стандартны, заполняем поля и документ готов. Даже цены входящие можно не указывать и контрагента.
«Приёмка»
Может быть создана на основании счета-фактуры от поставщика (некоторые так и делают, или же используют саму счет-фактуру) или же его складской\расходной накладной. Характерно наличие «входящей(закупочной) цены». (отраслевавя форма «М-4»)
«Возврат покупателя»
Похож на «Приёмку»; основан на выданных Вами же расходных документах («Отгрузка», «Счет» или других, выданных Вами при отгрузке товара).
«Списание»
Заполняем стандартные поля и документ готов. Дополнительно указывают причину или основание для списания (либо один из возможных «Актов», либо просто комментарий). Исходящую цену и контрагента можно не указывать.
«Отгрузка»
Как правило создаётся на основании «Счета», выставленного покупателю, но вполне может обходится и без него. Документ характерен наличием отпускной цены и контрагента. Содержит все необходимые данные для печати «Товарно-транспортной накладной», «Расходной накладной», «Акта выполненных работ» (если имеем дело с улугами), «ТОРГ-12» и «Универсального передаточного документа». Вообщем, очень важный документ 🙂
«Возврат поставщику»
Создаётся на основании соответсвующей «Приёмки», цены берутся из неё же. Содержит необходимые данные для печати «ТОРГ-12».
«Перемещение»
Принципиальное отличие данного документа от всех остальных, наличие сразу целевого склада и склада назначения. Остальные поля, как у других. (отраслевавя форма «М-11»)
Заключение.
Собственно, весь складской учет без привязки к бухгалтерскому объясняется за 30 минут. Ничего сложного. Вручную, его следует вести периодически проводя инвентаризации и сравнивая остатки на складах, дабы по новой не перекапывать весь массив документов.
* Министерством финансов РФ регламентирован бухгалтерский учет материально-производственных запасов. Если ваш налоговый учёт не подразумевает учёт складских остатков, то особо не заморачивайтесь.